操作ガイド
問い合わせフォームの設定
問い合わせフォームの項目設定・公開方法を説明します
問い合わせフォームでは、固定項目に加えて業務に合わせたカスタム項目を設定できます。送信者に必要な情報を過不足なく入力してもらうことで、対応者が確認する回数を減らし、チケット化後の対応を速くできます
フォーム設定の流れ
1
フォーム項目を追加する
管理画面の「設定」にある問い合わせフォーム項目で、必要なカスタム項目を追加します
- テキスト、テキストエリア、ドロップダウン、ラジオボタン、チェックボックス、ファイル添付を選択できます
- 項目名は顧客にそのまま表示されるため、入力してほしい内容が分かる表現にします
- 選択式の項目は選択肢を具体的にすると、後から検索や分類がしやすくなります
2
項目タイプを選ぶ
入力してほしい情報に合わせて、フォーム項目の種類を選びます
- テキストは注文番号、会社名、URL など短い1行入力に向いています
- テキストエリアは問い合わせ本文、状況説明、再現手順など長い文章に向いています
- ドロップダウンは問い合わせ種別や製品名など、選択肢から1つ選んでほしい項目に向いています
- ラジオボタンは緊急度や希望連絡方法など、選択肢を常に見せたうえで1つ選んでほしい項目に向いています
- チェックボックスは該当機能や利用環境など、複数選択を許可したい項目に向いています
- ファイル添付はスクリーンショット、録音、資料など、文章だけでは状況を伝えにくい情報を受け取る場合に使います
3
必須項目を設定する
各項目の「必須」をオンにすると、未入力のまま送信できなくなります
- 件名は常に必須です
- 名前とメールアドレスはフォーム設定で必須または任意を切り替えられます
- 必須項目は初回対応に不可欠な情報に絞ると、問い合わせの離脱を防ぎやすくなります
4
添付ファイルの扱いを決める
ファイル添付項目を追加する場合は、画像、音声、その他ファイルの許可範囲と最大ファイル数を設定します
- 1件あたり最大50MB、1回の送信で最大10件まで添付できます
- スクリーンショットや録音が必要なサポートでは、画像や音声を許可しておくと状況を把握しやすくなります
- 不要なファイルを受け付けないよう、業務に必要なカテゴリだけを許可します
5
公開 URL を確認する
フォーム設定画面や公開サイトから公開 URL を確認し、顧客がアクセスできる場所へ案内します
- 通常は qaries.net 配下のフォーム URL を案内します
- 独自ドメインを設定している場合は、独自ドメイン側の URL を案内します
- 公開後も項目は変更できますが、既存問い合わせの回答内容との整合に注意します
6
送信テストを行う
実際に問い合わせを送信し、管理画面の問い合わせ一覧と詳細画面で回答内容が正しく表示されることを確認します
- 必須チェックや選択肢の表示を送信者の視点で確認します
- 添付ファイルを含む場合は、管理画面でサムネイルやダウンロードリンクが表示されることを確認します
- テスト後は必要に応じてテスト問い合わせを非公開または終了にします
事前に確認すること
- フォーム設定を変更できる権限が必要です
- 顧客に必ず聞きたい情報と任意でよい情報を整理してください
- ファイル添付を使う場合は、受け付けたいファイル種別と最大数を決めておきます
設計のポイント
- 自由記述だけに頼らず選択肢を用意すると、問い合わせの分類や優先度判断がしやすくなります
- 選択肢で分類したい情報はドロップダウンやラジオボタン、補足説明を受け取りたい情報はテキストエリアにすると整理しやすくなります
- NGワード設定を使うと、公開フォームやディスカッションへの不適切な投稿を抑制できます
- 公開後に項目を大きく変える場合は、対応者に変更内容を共有してから運用すると混乱を防げます